Die Gemeindeverwaltung Herzebrock-Clarholz arbeitet seit Jahren in den meisten Bereichen digital. Die Unterlagen zu den Gebäuden konnte man bislang immer noch in umfangreichen Bauakten finden. Die Digitalisierung dieser Akten ist eine größere Aktion.
Rund 6000 Bauakten wurden in 211 Boxen verpackt. Jetzt wurden die Akten vom Scandienstleister Iron Mountain abgeholt. Der spezialisierte Dienstleiter wird die Bauakten digitalisieren und als elektronische Dateien im PDF-Format zur Verfügung stellen. Die Bauakten in Papierform werden nach dem Scannen fachgerecht vernichtet. Eine Ausnahme gilt für besonders gekennzeichnete Akten wie beispielsweise für Denkmalobjekte.
Das Scanverfahren wird einige Zeit in Anspruch nehmen. Währenddessen ist ein Ausleihen der Bauakten trotzdem möglich, allerdings kann es dabei zu Wartezeiten kommen. In diesem Fall kann die Verwaltung als Auftraggeber die gewünschte Bauakte ab Januar beim Scandienstleiter bevorzugt in digitaler Form anfordern. Das nennt sich Scan-On-Demand.
Nach der Digitalisierung wird die Einsicht in die Bauakte nur in elektronischer Form möglich sein. Die Akteneinsicht kann zukünftig auch digital beantragt werden. Für die Beantragung auf Einsicht in die digitale Bauakte wird eine Verwaltungsgebühr in Höhe von 14,50 Euro fällig.
